Wat kost IT-onderhoud voor een bedrijf? De echte factoren

De factoren die de prijs echt bepalen

Wanneer een offerte wordt aangevraagd, zijn dit de elementen die de naald doen bewegen, ruwweg in deze volgorde:

• Servers en systemen die altijd draaien: een gemonitorde, bijgewerkte server vraagt meer zorg dan een werkplek
• Aantal werkplekken en hun gebruik: een administratieplek is niet hetzelfde als een ontwerpplek met grote bestanden
• Vestigingen en geografische spreiding: twee kantoren zijn meer dan één, en thuiswerkers voegen nog meer toe
• Het overeengekomen serviceniveau: reageren in uren is niet hetzelfde als in minuten, kantooruren niet hetzelfde als 24/7
• Het gewicht van beveiliging: gecontroleerde back-ups, mailbescherming, monitoring; elke laag is extra zorg
• Specialistische software: een eigen of sectorspecifieke applicatie voegt onderhoud toe dat een standaard-ERP niet vraagt

Uurtarief of maandelijks abonnement: wat verandert er echt

Per uur betalen lijkt goedkoper en is het bijna nooit. Bij facturatie per uur verdient de leverancier als er iets kapotgaat, dus zijn commerciële belang is dat u niet belt om te voorkomen, alleen om te repareren. Bij een maandelijks abonnement verdient de leverancier evenveel of de maand rustig is of vol storingen, dus wordt zijn belang dat niets uitvalt: monitoring, updates en preventie zijn niet langer iemand anders’ kostenpost maar zijn werk.

Het is geen kwestie van moraal, het is een kwestie van prikkels. Daarom is onderhoud op abonnementsbasis het standaardmodel geworden bij serieuze partijen.

De kosten die u ziet, en die u niet ziet

Bij het vergelijken van offertes is het makkelijke naar het maandbedrag kijken. De eerlijke vergelijking is wat het bevat: worden back-ups gecontroleerd of alleen uitgevoerd, is monitoring 24/7 of alleen kantooruren, wordt software bijgewerkt of alleen geïnstalleerd, en wat gebeurt er buiten kantooruren.

En er zijn de kosten van géén onderhoud: een middag zonder facturatie op maandafsluiting, of een gijzeling van bestanden zonder back-ups, kost meer dan jaren aan abonnement. Onderhoud is geen uitgave die zichzelf rechtvaardigt: het is de prijs dat gewone dagen gewoon blijven.

Hoe een serieuze offerte tot stand komt

Een serieuze offerte begint met een inventarisatie: welke systemen er zijn, waar ze staan, wie ze gebruiken en wat er gebeurt als ze stoppen. Op basis daarvan wordt per component het serviceniveau vastgelegd (kritiek met snelle reactie, randzaken met marge) en daaruit volgt het abonnement. Elk bedrag dat zonder die stap wordt gegeven is een gok, hoe zelfverzekerd het ook klonk aan de telefoon.

Vraag elke leverancier wat het abonnement omvat en wat hij doet als iets op zaterdag om elf uur ’s avonds uitvalt. De kwaliteit van dat antwoord zegt meer dan het cijfer.

Hoe wij dit aanpakken bij iDeo Networks

Bij iDeo Mantenia onderhouden we de systemen van meer dan 800 bedrijven in heel Spanje, ook op de Canarische Eilanden, de Balearen, Ceuta en Melilla, met een abonnement op basis van inventarisatie en overeengekomen serviceniveau, continue monitoring en 24-uurs ondersteuning, 365 dagen per jaar.

Als u wilt weten wat het kost om uw systemen goed te onderhouden, begint alles met een inventarisatie; die doen we zonder verplichtingen en u ontvangt een voorstel waarin precies staat wat het abonnement wel en niet omvat.