Wat wordt er precies gecontroleerd bij preventief IT-onderhoud?

Wat preventief onderhoud is, en wat niet

Preventief onderhoud is een geplande controle van alle systemen van het bedrijf: computers, servers, netwerk, back-ups en bescherming tegen bedreigingen. Het gebeurt niet wanneer iets kapotgaat, maar periodiek, aan de hand van een vaste checklist die bij elk bezoek wordt herhaald.

Dat is precies het verschil met reactieve ondersteuning: die lost een probleem op nadat het zich al heeft voorgedaan, terwijl preventief onderhoud probeert dat te voorkomen of het te ontdekken terwijl het nog klein en goedkoop op te lossen is.

De stappen van het proces

Elk onderhoudsbezoek volgt hetzelfde schema, al varieert de tijd die aan elk punt wordt besteed afhankelijk van wat we aantreffen.

• Controle van de algemene status van werkplekken, servers en netwerkapparatuur
• Controle van openstaande updates van het besturingssysteem en de applicaties
• Verificatie dat de back-ups correct zijn uitgevoerd
• Controle van de antivirus en de geïnstalleerde beveiligingstools
• Controle van de vrije schijfruimte en de staat van de harde schijven
• Controle van het netwerk, de wifi en de verbindingsapparatuur
• Overhandiging van een rapport met wat er is gecontroleerd, opgelost en nog openstaat

Wat wordt gecontroleerd op de werkplekken

Op elke desktop of laptop controleren we of het toestel normaal functioneert en of er geen signalen zijn die op korte termijn problemen voorspellen.

• Updates van het besturingssysteem en de meest gebruikte programma’s
• Status van de harde schijf: beschikbare ruimte en vroege tekenen van storing
• Algemene prestaties: opstarttijden, programma’s die te veel resources gebruiken
• Status van de antivirus en de geïnstalleerde bescherming
• Aangesloten randapparatuur: printers, scanners, monitoren
• Opschonen van tijdelijke bestanden en onnodige programma’s die het toestel vertragen

Wat wordt gecontroleerd op de servers

De server is het onderdeel dat bij een storing het hele bedrijf het meest treft, dus de controle ervan is grondiger dan die van een enkele werkplek.

We controleren de fysieke staat van de hardware, het resourcegebruik, de foutmeldingen van het systeem en of de diensten die de server levert (e-mail, bestanden, interne applicaties) zonder onderbrekingen of abnormale traagheid werken.

• Status van de schijven en de voeding
• Gebeurtenislogboeken en fouten van het besturingssysteem
• Gebruik van geheugen, processor en schijfruimte
• Status van de geleverde diensten: e-mail, gedeelde bestanden, beheersoftware
• Beveiligingsupdates van het besturingssysteem van de server

Wat wordt gecontroleerd op het netwerk en de wifi

Een ondergedimensioneerd netwerk of verouderde apparatuur veroorzaakt traagheid en onderbrekingen die vaak aan de computer worden geweten, terwijl het probleem eigenlijk bij de router, de switch of het toegangspunt ligt.

• Status en firmware van router, switches en wifi-toegangspunten
• Wifi-dekking in de verschillende zones van het pand
• Netwerksegmentatie: scheiding tussen werknetwerk, gasten en IoT-apparaten
• Bekabeling en fysieke aansluitingen in netwerkkasten en wandcontactdozen
• Configuratie van externe toegang, als het bedrijf die gebruikt

Back-ups en hersteltest

Een back-up die nooit is getest op herstel, is een back-up waarvan we niet weten of hij werkt. Daarom controleren we niet alleen of het back-upproces elke dag zonder fouten draait, maar voeren we ook periodiek hersteltests uit op enkele bestanden of systemen.

We controleren ook of er meer dan één kopie bestaat en op meer dan één locatie, zodat een storing op de plek waar ze bewaard worden het bedrijf niet zonder iets te herstellen achterlaat.

• Dagelijkse uitvoering van de back-up zonder fouten
• Kopie op minstens twee verschillende locaties, waarvan één buiten het kantoor
• Echte hersteltest van bestanden of van een volledig systeem
• Controle van de tijd die een volledig herstel zou vergen

Beveiliging en updates

Een groot deel van de ernstige incidenten die we behandelen komt van systemen die maandenlang niet waren bijgewerkt. Bij preventief onderhoud controleren we of de beveiligingspatches op alle toestellen up-to-date zijn, niet alleen op de server.

We controleren ook de toegangsrechten: wie toegang heeft tot welke mappen, welke wachtwoorden al te lang niet zijn gewijzigd en of er gebruikers zijn die geen toegang meer zouden mogen hebben omdat ze het bedrijf hebben verlaten.

Welk rapport de klant ontvangt

Na elk bezoek leveren we een rapport met wat er is gecontroleerd, wat er ter plekke is opgelost en wat nog openstaat, met een prioriteit toegekend aan elk punt.

Dat rapport dient ook als historisch overzicht: na verloop van tijd laat het de evolutie van het IT-park zien en helpt het te anticiperen wanneer een toestel vervangen moet worden voordat het ernstige problemen veroorzaakt.